Vodič o virtualnim asistentima: Tko je virtualni asistent?

Sjeti se, s kojom si idejom pokrenula svoj biznis? 

Znam, cilj svake poduzetnice kada kreće u solo avanturu je a) biti uspješna i b) imati vremena za sve ono što nisi stizala kada si bila samo zaposlenik.

Više vremena za obitelj, započeti dan jogom i toplom kavom, otići u šetnju u podne ili popiti kavu s prijateljicom.

Ali, onda se biznis krenuo razvijati, imala si sve više posla, morala si naučiti i kako biti knjigovođa i pravnica, i vozačica i dizajnerica, i poduzetnica, i mama, i prijateljica, i supruga – sve u isto vrijeme.

I… odjednom imaš manje slobodnog vremena nego ikad prije! 

Već kolutaš očima kada čuješ izjave poput “samo se trebaš bolje organizirati” ili “svi imamo istih 24 sata u danu” jer što god ti napravila jednostavno ne funkcionira.

Frustrirana si, umorna i znaš da se nešto mora uskoro promijeniti.

Imam odlične vijesti za tebe! Ne trebaš raditi više, organiziranije niti pametnije. Ne treba ti još jedna edukacija jer “možeš sve sama”.

Treba ti virtualni asistent.

Ako još uvijek nisi upoznata s radom virtualnih asistenata, nisi sigurna kako može izgledati naša suradnja ili koje sve zadatke uopće možeš delegirati – ovaj post je napisan upravo za tebe.

Nastavi čitati i saznat ćeš tko su virtualni asistenti, što najčešće radimo i koji su benefiti suradnje. 

Tko je virtualni asistent?

Virtualni asistent (skraćeno VA) je vanjski suradnik koji za drugog poduzetnika ili privatnu osobu obavlja razne poslovne usluge na daljinu.

Virtualni asistent je profesionalac koji (uglavnom) samozaposlen te usluge obavlja na svojoj opremi i iz svog ureda putem interneta. Najčešće pruža administrativnu, tehničku ili kreativnu podršku poduzetnicima, tvrtkama ili pojedincima. 

To bi bila “službena definicija”, ali ja bih radije rekla da je virtualni asistent:

• tvoja desna ruka,
• prva osoba koju trebaš kraj sebe,
• tvoj najveći navijač i podrška.

Poslovni svijet jako se promijenio zadnjih nekoliko godina, sve više toga obavljamo online i preopterećeni smo gomilom informacija i zadataka.

Virtualni asistent pomaže ti digitalizirati tvoj biznis, raščistiti dosadne zadatke s beskonačne to-do liste ili odraditi za tebe zadatke koji se nalaze izvan tvoje zone genijalnosti.

Zašto je virtualni asistent odlična opcija za poduzetnike?

Suradnja s virtualnim asistentom genijalna je opcija za male poduzetnike.

Često imaš potrebu nekome delegirati par zadataka ili bi željela da druga osoba preuzme samo slanje newslettera.

Obujam posla nije dovoljan da zaposliš još jednu osobu u svom biznisu, a sama više ne stižeš ili ne želiš sve odraditi. 

Virtualni asistent je idealna opcija za tebe jer:

Plaćaš samo sate ili dogovoreni projekt koje odradim, nemaš drugih troškova. Ako se dogovorimo za plaćanje po satu, onda ti šaljem detaljan izvještaj. Ako surađujemo na projektnoj bazi, u interesu mi je raditi brzo i kvalitetno.

Imam svoju opremu, ured i fleksibilno radno vrijeme. Zadatke odrađujem u vrijeme koje mi najbolje odgovara, a redovnu komunikaciju s tobom održavam u vrijeme koje zajedno odredimo.

Štedim ti vrijeme i novac tako da možeš raditi na onome što ti je važno. Iako ti se možda na prvu ne čini tako, suradnja s VA je investicija, a ne trošak.

Možeš ugovoriti suradnju i na 2 sata mjesečno, i na 40 sati – kako ti odgovara. Ti odlučuješ što i koliko toga ćeš delegirati.

Koji su benefiti suradnje s virtualnim asistentom

Jedan od glavnih benefita suradnje s virtualnim asistentom je ušteda vremena.

Ok, štedim ti vrijeme, to si već shvatila. Ali, što to za tebe doista znači?

Znači da ti možeš:

• obavljati zadatke koji će ti donijeti više profita, brža si, posvećenija i fokusiranija = zarađuješ više
• otići na kavu s prijateljicom ili provesti poslijepodne s djecom bez da razmišljaš o svemu što nisi dovršila = opuštenija si i zadovoljnija
• raditi na novim projektima i idejama kojima se nisi stigla posvetiti = kreativnija si i kreiraš velike stvari
• otići po dijete pješice u vrtić = da, imaš toliko slobodnog vremena!

Većina poduzetnica nema vremena za sve što bi voljela. Nema vremena niti za sve poslovne zadatke, a kamoli za privatna uživanja i hobije. 

Većina poduzetnica nema virtualnog asistenta.

Kada na virtualnog asistenta počneš izgledati kao na investiciju koja će ti donijeti bolju kvalitetu života, veće zadovoljstvo i na kraju veću zaradu, tada ćeš shvatiti da se delegiranje zadataka itekako isplati.

Imaš ćeš više vremena raditi na dijelu biznisa u kojem doista uživaš, posvetiti se sebi ili vratiti se davno zaboravljenom hobiju. 

Nećeš morati obavljati zadatke koje ne voliš niti satima guglati kako bi naučila postaviti e-mail automatizacije.

Balans privatnog i poslovnog života više nije tako nedostižan.

Koje sve usluge obavljaju virtualni asistenti?

Virtualni asistenti nude širok spektar usluga koje se mogu prilagoditi potrebama klijenta.

Poduzetnik može delegirati gotovo sve zadatke koji se odnose na administrativne, tehničke ili kreativne poslove, a za to vrijeme fokusirati se na druge važne dijelove svog poslovanja.

Ako želiš delegirati zadatke iz više različitih polja, odlično je što možeš imati i više virtualnih asistenata. Trebaš samo pronaći idealnog asistenta za sebe i svoj biznis.

Donosim ti primjere nekih od zadataka koje poduzetnici često delegiraju. 

Administrativni poslovi:

• svakodnevni zadaci po izboru
• upravljanje e-poštom (odgovaranje na mailove, zakazivanje, organizacija, …)
• organizacija rasporeda i poslovanja
• izdavanje i slanje ponuda i računa
• slanje upita, traženje ponuda, istraživanje tržišta i konkurencije
• usluga osobnog asistenta
• uređivanje dokumenata, izrada izvještaja
• organizacija putovanja i rezervacija hotela/letova

Tehnički zadaci:

• održavanje web stranica
• korisnička podrška
• kreiranje web stranica i prodajnih stranica
• e-mail marketing automatizacije
• pokretanje newslettera
• postavljanje i optimizacija članaka na web stranici
• obrada videa za društvene mreže
• tehnička podrška za online edukacije
• postavljanje sadržaja za online edukacije na platforme

Kreativne usluge:

• vođenje profila društvenih mreža
• pisanje tekstova, blogova, objava, e-mailova, predložaka
• pisanje tekstova za web stranice
• pisanje newslettera i prodajnih e-mail kampanja
• dizajn objava za društvene mreže
• kreiranje e-knjiga, vodiča ili drugih digitalnih proizvoda
• prenamjena sadržaja za druge formate
• izrada prezentacija i online dokumenata za edukacije

… i mnoge druge.